清掃業者や管理会社との契約トラブルを防ぐ！委託契約の注意点

はじめに：民泊運営に欠かせない外部委託の落とし穴

リーリエ行政書士事務所では、民泊運営における外部業者との契約トラブルに関するご相談を多く受け付けています。民泊運営では、清掃業務や鍵の受け渡し、トラブル対応などを外部に委託するケースが一般的です。しかし、契約書が曖昧であったり、合意内容が文書化されていないと、後にトラブルへ発展するリスクがあります。

「掃除が雑で宿泊者からクレームが来た」「管理会社が連絡に応じてくれない」「支払い条件でもめた」といった事例も少なくありません。本記事では、民泊運営において清掃業者・管理会社との契約で注意すべき点について、行政書士の視点から解説します。

この記事でわかること

• 清掃業者・管理会社とのトラブルが発生しやすいポイント

• 委託契約書に盛り込むべき条項とその理由

• 実際に起きたトラブルとその対応事例

• 契約前・契約中にできる予防策と専門家の活用方法

民泊で多い業務委託の種類と契約の重要性

清掃・鍵管理・緊急対応は外部委託が基本

民泊運営では、日々の清掃やリネン交換、チェックアウト後の原状回復などを清掃業者に委託することが多くあります。また、無人チェックインが普及する中で、鍵の受け渡しやセキュリティ対応を代行業者に任せるケースも一般的です。

一方で、建物全体や複数物件をまとめて管理するために、民泊運営代行会社や管理会社と契約を結ぶ事例もあります。いずれも外部委託である以上、業務範囲・責任分担・報酬支払条件などを文書で明確にしておくことが欠かせません。

口頭の合意では責任の所在が不明確に

契約書を交わさずに「メールでのやり取りだけで済ませた」「初期の説明がそのまま契約内容になっている」という場合、後にトラブルが発生しても、どちらに責任があるのかが不明確になります。報酬未払いや業務内容の不履行を巡って、当事者間での主張が食い違い、解決に時間とコストがかかる原因となります。

実際にあった契約トラブルの事例

事例1：清掃基準の認識違いで宿泊者から苦情

Aさんは、1室ごとの清掃を外部業者に委託していましたが、タオルの交換が行われておらず、宿泊者から不満の声が上がりました。清掃業者側は「業務範囲に含まれていない」と主張しましたが、Aさんは「当然含まれると思っていた」と認識にずれがありました。

契約書を確認すると、清掃内容の具体的な項目が記載されておらず、曖昧な表現しかありませんでした。この件を機に、Aさんは「清掃項目リスト」を作成し、契約書に添付する形式で再契約を行いました。

事例2：委託先が突然の業務停止で損害発生

Bさんは、管理会社に民泊運営全般を委託していましたが、ある日突然、管理会社から「業務継続が困難」との通知が届き、以降の業務が完全にストップしました。宿泊者との連絡、清掃の手配、料金回収ができず、キャンセルが相次ぎました。

契約書には「業務停止時の代替措置」や「契約解除の予告期間」が定められておらず、Bさんは業務再開に1か月以上を要しました。この事例は、緊急時の対応条項の重要性を再認識させるものとなりました。

事例3：報酬支払いの時期を巡ってトラブルに

Cさんは、月末締め翌月末払いという契約条件で管理会社と契約していましたが、実際には毎月の請求書が遅れ、報酬の支払いも不安定になっていました。管理会社側は「契約内容に明記されていないから問題ない」と主張しましたが、Cさんは「口頭で確認していた」と反論しました。

このような支払い条件の曖昧さもトラブルの原因になり得ます。契約書には支払時期・金額の算定方法・遅延時の対応などを具体的に明記する必要があります。

委託契約書で必ず明記しておくべきポイント

業務内容とその範囲の具体化

清掃・鍵管理・トラブル対応など、業務の種類ごとに「どこまでが委託範囲か」を細かく記載することが重要です。たとえば「トイレ清掃の有無」「ゴミ回収の対応時間」「緊急対応の連絡先」など、細部まで明確にすることで、認識のズレを防ぎます。

可能であれば、業務内容リストやマニュアルを添付し、契約書の一部として位置づけるとよいでしょう。

委託料の支払い条件と金額算定方法

報酬については、作業単価制なのか月額固定なのか、いつ請求し、いつ支払うのか、明確に定めておく必要があります。また、消費税の扱いや、追加料金の発生条件も盛り込むことで、後のトラブルを避けることができます。

支払遅延が起きた場合の対応（利息・解除条件）も記載しておくことで、トラブル時の交渉材料になります。

契約期間と中途解約の条件

契約期間の明記はもちろん、「解約する場合は何日前までに通知が必要か」「契約解除時に未払い報酬がある場合の清算方法」「緊急時に業務が停止した場合の対応」なども契約書に明記することで、双方の負担を軽減できます。

一方的な契約打ち切りや突然の業務停止が大きな損害を招くことがあるため、リスク回避のための条項が不可欠です。

まとめ：契約書の整備が信頼関係を守る第一歩

民泊運営において、清掃業者や管理会社などの外部委託先は、宿泊者との信頼を維持する上で非常に重要な存在です。その信頼を損なわないためにも、業務委託契約書をしっかりと整備し、業務範囲・報酬・責任分担・解約条件などを明確にすることが不可欠です。

トラブルを未然に防ぐには、事前に契約書を確認し、不明点があれば文面で確認・修正を依頼することが有効です。すでにトラブルが発生している場合には、冷静に契約内容を見直し、必要であれば内容証明郵便による通知や契約解除も検討します。

リーリエ行政書士事務所では、清掃業者や管理会社との委託契約書の作成・見直し、トラブル時の対応アドバイス、文書の作成支援などを行っています。民泊運営の信頼性を高めたい方は、ぜひご相談ください。適切な契約によって、安心して民泊事業を継続するためのサポートをいたします。

詳しくは こちらのサイト をご覧ください。