内容証明郵便の文字数オーバーを防ぐ
コツとテクニック

はじめに

内容証明郵便は、ビジネスや法的なトラブル解決において極めて強力なツールです。「誰が、いつ、どのような内容の文書を、誰に宛てて差し出したか」を郵便局が公的に証明してくれるため、クーリングオフの通知、債権回収、不倫の慰謝料請求、契約解除の催告など、後の裁判を見据えた重要な局面で利用されます。

しかし、この内容証明郵便には、他の郵便サービスにはない「厳格な書式ルール」が存在します。特に紙で差し出す場合、1行の文字数や1ページの行数に厳しい制約があり、これを無視すると郵便局の窓口で受理されず、書き直しを命じられることになります。急ぎの通知が必要な場面で、文字数オーバーによる差し戻しは致命的なタイムロスとなりかねません。

本記事では、内容証明郵便の基本ルールから、実務で役立つ文字数削減のテクニック、そして文字数の制約を劇的に緩和できる「電子内容証明（e内容証明）」の活用法まで、プロが実践するノウハウを徹底的に解説します。

内容証明郵便の基本と書式ルール

内容証明郵便を正しく送るためには、まずその「型」を完璧に理解する必要があります。郵便局がその内容を謄本（控え）として保管するため、文字数制限は非常にシビアです。

1. 紙で差し出す場合の基本書式

紙の内容証明郵便には、主に以下の3つの制限パターンがあります。

• 縦書きの場合： 1行20字以内、1枚26行以内
• 横書きの場合：
  • 1行20字以内、1枚26行以内（一般的）
  • 1行13字以内、1枚40行以内
  • 1行26字以内、1枚20行以内

どの形式を選んでも、1枚あたりの最大文字数は520文字程度に制限されています。この枠組みを超えると、その時点で内容証明郵便としての要件を満たさなくなります。

2. 使用できる文字の制限

内容証明郵便では、使用できる文字も決められています。

• ひらがな、カタカナ、漢字
• 数字（算用数字・漢数字）
• 英字（固有名詞や、一般的な略語などに限定して使用可能）
• 句読点や一般的な記号（「」、（）、＋、－など）

3. 法的効力を高めるための意識

内容証明郵便そのものに強制執行のような直接的な法的拘束力はありませんが、「言った言わない」の論争を完全に封じ込める力があります。また、相手に対して「こちらは法的手段を辞さない覚悟である」という心理的圧力をかける効果もあります。そのため、書式を守ることは「法的文書としてのプロフェッショナルな佇まい」を維持することにも繋がるのです。

文字数・記号の数え方の落とし穴

文字数オーバーを防ぐ第一歩は、郵便局がどのように文字をカウントしているかを知ることです。一般的な原稿用紙の数え方とは異なる「内容証明ルール」に注意しましょう。

文字数オーバーを防ぐテクニック

限られた20文字×26行というスペースの中で、伝えたいことをすべて詰め込むには、文章のダイエットが必要です。

1. 冗長な敬語・接続詞を削る

• 「〜であることを通知させていただきます」 → 「〜を通知します」
• 「誠に遺憾ながら、いたしかたなく」 → 「よって」
• 「ご検討くださいますようお願い申し上げます」 → 「回答を求めます」

2. 箇条書きを徹底活用する

長い一文は文字数を消費するだけでなく、論点も曖昧になります。箇条書きにすることで、行数は使いますが「1行20文字」の制約をクリアしやすくなります。

3. 代替語（シノニム）による文字数削減

• 「速やかに」 （4文字） → 「直ちに」 （3文字）
• 「支払ってください」 （9文字） → 「支払え」 （4文字）
• 「ご連絡をいただけますでしょうか」 → 「一報されたい」

4. 構成の再構築（パラグラフ・ライティング）

内容証明では「結論（請求内容）」と「根拠（事実）」を冒頭に持ってくることで、後半の補足説明を大幅にカットできる場合があります。また、一つの事実に対して一つの段落を割り当てることで、無駄な修飾語を省くことができます。

e内容証明（電子内容証明）の圧倒的メリット

もし、どうしても文字数制限に苦しむのであれば、紙での送付を諦め「e内容証明（電子内容証明）」に切り替えるのが現代の実務の正解です。

1. e内容証明とは

日本郵便が提供する、インターネット上でWordファイルをアップロードして差し出すサービスです。24時間受付可能で、わざわざ郵便局の窓口へ行く必要がありません。

2. 緩和される書式ルール

• 1ページあたりの文字数： 1行最大40文字、1枚最大26行。つまり1,040文字まで記載可能で、紙の約2倍の情報量を1枚に詰め込めます。
• フォントサイズ： 10.5pt〜26ptの間で自由に調整可能です。

具体的な事例とトラブル対処法

事例1：あと数文字が入らず、2枚目に突入してしまう場合
対処法：住所や氏名の記載位置を工夫しましょう。また、前述の代替語（「本件」などの指示代名詞の活用）で数文字を削り出し、1枚に収める努力をします。

事例2：複雑な事実関係を説明しなければならない場合
対処法：無理に紙で送ろうとせず、e内容証明を選択するのが最適解です。事実関係を淡々と、かつ詳細に記載しても余裕を持って収めることができます。

事例3：図表や写真を入れたい場合
対処法：内容証明に図表や写真を組み込むことはできません。これらは「別送の普通郵便」として送り、本文の中で言及する形をとります。

まとめ

内容証明郵便の作成において、文字数オーバーは単なる「手間」ではなく、文書の説得力や送付のタイミングを左右する重要な課題です。紙で差し出す場合は、「1行20字・1ページ26行」のキャンバスにいかに情報を凝縮させるかというテクニックが求められます。

一方で、情報量が多い場合や効率を重視する場合は、「e内容証明」という強力な選択肢があることを忘れないでください。適切な手段を選び、文字数制限をクリアすることで、あなたの主張を相手に確実に届けていきましょう。