行政指導の文章作成ガイドと実例集

はじめに：行政指導の文章に求められるもの

行政機関が、個人や会社に対して
「こうしてください」「これに気をつけてください」と
働きかけることを「行政指導（ぎょうせいしどう）」と呼びます。

行政指導は、罰金や許可の取り消しといった
「行政処分」とは違います。
あくまで相手の「自発的な協力」を求めるものです。

しかし、受け取る側からすれば「役所からの通知」であることに
変わりはなく、大きなプレッシャーを感じるものです。

もし、その文章が威圧的すぎたり、逆に内容が曖昧だったりすると、
相手が反発してトラブルになったり、
本来の目的が達成されなかったりします。

2026年現在、行政の透明性がますます重視される中で、
行政指導の文章には「なぜこの指導が必要なのか」
「具体的に何をすればよいのか」を、
誰にでも分かる言葉で丁寧に説明することが求められています。

第1章：行政指導の文章を作る時の「3つの大原則」

文章を書き始める前に、行政手続法などで定められたルールを
確認しておきましょう。これらを守ることで、法的にも正しく、
相手の納得感も高い文章になります。

1. 目的と内容をはっきりさせる

「なんとなく今のやり方は良くない」といった
曖昧な書き方は避けます。

・何のために（目的）
・どのような法的根拠や理由で（理由）
・具体的にどうしてほしいのか（内容）

これらを、箇条書きなどを使って一目で分かるように
書くことが大切です。

2. 「強制ではない」ことを意識する

行政指導はあくまで協力をお願いするものです。
「従わないと罰を与える」といった脅しのような表現は使えません。

相手が「納得して協力しよう」と思えるような、
丁寧で誠実な言葉遣い（公用文マナー）を心がけます。

3. 担当者を明記する

相手が疑問を持ったときにすぐに相談できるよう、
部署名、担当者名、連絡先を必ず記載します。
透明性を高めることは、信頼関係の第一歩です。

第2章：行政指導の文章の基本構成（型）

どのような行政指導でも、以下の構成に当てはめて書くと、
漏れがなく整理された文章になります。

1. タイトル：何についての通知か一目で分かるもの。
2. 前書き：日頃の活動への敬意や、指導に至った経緯。
3. 指導の根拠：どの法律や条例に基づいているか。
4. 具体的な問題点：現在の状態のどこに改善が必要か。
5. 改善してほしい内容：具体的なアクション。
6. 回答期限と報告方法：いつまでに、どうやって報告するか。
7. おわりに：不明点がある場合の相談先など。

第3章：【実例1】建設現場の騒音に関する指導

近隣住民からの苦情に基づいた指導の例です。

第4章：【実例2】飲食店に対する衛生管理の指導

保健所による立ち入り検査後の指導例です。

第5章：【実例3】空き家の適正管理に関する指導

所有者に対し、安全確保のための管理を促す例です。

第6章：文章を作成する際によくある失敗と対策

1. 「上から目線」になりすぎている

（悪い例）「直ちに〇〇せよ。従わない場合は厳重に処罰する」
（改善案）「〇〇していただくようお願いいたします。改善が見られない場合は、改めてお話し合いの場を設けさせていただきます」

→ 命令口調を避け、協力をお願いする姿勢を示すことが大切です。

2. 何をすればいいか具体性が欠けている

（悪い例）「適切な管理を徹底してください」
（改善案）「週に1回は店内の床を洗浄し、清掃記録をつけてください」

→ 具体的な動作や数字、回数を示すのがコツです。

3. 法的根拠が抜けている

相手の疑問を解消するために、「〇〇法第〇条に基づき」という一言を添え、指導の正当性を示しましょう。

第7章：2026年のトレンド：デジタルでの通知と対話

・件名を工夫する：【重要・〇〇市より】など具体的に。
・リンク先の安全性：公式サイトのドメインであることを明記。
・チャット形式の併用：Q&A形式のリンクを貼るなどの配慮。

おわりに：行政指導は「対話」のきっかけ

行政指導の文章は、単なる通告ではありません。
それは、行政と市民、あるいは行政と会社が、
より良い社会を作るために始める「対話」のチケットです。

書かれた文章が丁寧で、納得感のあるものであれば、
相手は敵対することなく、良きパートナーとして
課題の解決に取り組んでくれます。

相手の立場に立った、誠実で分かりやすい文章を作成してください。
その積み重ねが、地域の信頼と安全を築く大きな力になります。