紙の契約書はもう古い？業務効率化に役立つ電子契約サービス活用ガイド
はじめに
現代社会において、契約業務のデジタル化はもはや避けて通れない流れとなっています。特にコロナ禍を経て、多くの企業が在宅勤務やリモートワークを導入し、紙の書類を扱うことの非効率性を痛感した方も少なくないでしょう。しかし、いざ「電子契約」を導入しようとすると、本当に法的な効力はあるのか、どうやって始めればいいのか、と不安に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、このような不安を解消し、電子契約を安心して活用していただくための具体的な方法を解説します。法律の専門家である行政書士が、電子契約の基本から具体的な使い方までをわかりやすくご説明します。
この記事でわかること
- 電子契約サービスの具体的な利用方法
- 有名電子契約サービスの特徴と選び方
- 電子契約導入による業務効率化のメリットと注意点
電子契約の基本知識とメリット
電子契約とは、インターネット上で契約書の作成や署名、締結、保管までの一連のプロセスを行うことです 。これにより、従来のように紙の契約書を印刷したり、郵送したり、印鑑を押したりする手間やコストを大幅に削減できます 。
電子契約の法的根拠
「電子契約に法的な効力はあるの？」と疑問に思う方も多いですが、ご安心ください。電子契約サービスは、いずれも法的な効力が担保されており、安心して利用することができます。これは、「電子署名法」や「電子帳簿保存法」といった法律によって、電子文書の信頼性や真正性が認められているためです。契約書の種類や内容によっては、電子契約に適さない場合もありますが、多くのビジネスにおける契約は、電子契約で十分に対応可能です。
なぜ、今電子契約が重要なのか
電子契約が注目される背景には、単なるコスト削減だけでなく、働き方の多様化や企業間の取引のスピードアップが求められている現状があります。紙の契約書の場合、郵送に時間がかかったり、相手の押印を待つ間に業務が滞ってしまうことが少なくありません。電子契約なら、これらの時間的ロスをなくし、迅速な意思決定と業務遂行が可能になります。
有名な電子契約サービスと選び方
日本国内で利用されている有名な電子契約サービスをいくつかご紹介します。それぞれの特徴を理解して、自社のビジネスに合ったサービスを選びましょう。
- クラウドサイン 弁護士ドットコム株式会社が提供する、国内シェアNo.1のサービスです 。弁護士が監修している点が特徴で、導入企業数が非常に多いことから、信頼性が高いと言えます。
- 電子印鑑GMOサイン GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供しており、国内導入企業数No.1を謳っています 。コストパフォーマンスが高く、スマートフォンからの利用がしやすいのが強みです。
- DocuSign（ドキュサイン） 世界的に広く利用されているグローバルスタンダードなサービスです 。多言語に対応しており、他のビジネスツールとの連携機能が豊富なため、海外企業との取引が多い場合に特に有効です。
- freeeサイン freee株式会社が提供するサービスで、直感的に操作できるため、中小企業にも広く利用されています。
- Adobe Acrobat Sign PDFで有名なAdobeが提供しており、PDFとの連携が強力な点が特徴です。
これらのサービスは、それぞれ強みが異なるため、利用したい機能やコスト、会社の規模に合わせて選ぶことが重要です。
電子契約の使い方と具体的な流れ
電子契約は、以下のステップで進めるのが一般的です。
- アカウント登録 まずは、利用したい電子契約サービスにアカウントを登録します 。多くのサービスには無料プランやトライアル期間があるため、実際に試してみることをお勧めします。
- 契約書の作成・アップロード WordやExcelで作成した契約書をPDFファイルに変換してサービスにアップロードします 。また、サービスが提供しているテンプレートを利用して、契約書を作成することも可能です。
- 契約相手への送信設定 契約書のタイトルや、相手方の氏名、会社名、メールアドレスを入力します 。多くのサービスでは、契約書に署名が必要な箇所に署名欄やチェックボックスを設定できます。
- 契約書を相手に送信 設定した相手のメールアドレスに、自動で契約締結依頼のメールが送信されます。
- 相手側での確認と電子署名 相手は、メールに記載されたURLをクリックして契約書の内容を確認します。内容に問題がなければ、画面上で電子署名を行います。
- 契約締結と保管 双方が電子署名を完了すると、正式に契約が締結されます 。締結された契約書は、サービス上で安全に保管され、必要に応じてダウンロードすることも可能です。
この一連の流れをオンラインで完結できるため、従来の契約業務に比べて圧倒的にスピーディーかつ効率的です。
電子契約導入時の注意点
電子契約は非常に便利ですが、導入にはいくつか注意点があります。
- 全社的な合意形成 電子契約は自社だけでなく、契約相手にも対応してもらう必要があります。導入前に、社内での意思統一を図り、契約相手にも導入の意図やメリットを丁寧に説明することが重要です。
- サービス選び 自社のニーズに合わないサービスを選んでしまうと、かえって業務が複雑になる可能性があります。無料トライアルなどを活用して、操作性や機能、サポート体制などを十分に比較検討しましょう。
- セキュリティ 多くの電子契約サービスは高いセキュリティレベルを確保していますが、パスワード管理やアクセス権限の設定など、社内でのセキュリティポリシーを明確にしておくことが大切です。
まとめ：電子契約導入の第一歩を
電子契約は、単なる業務効率化ツールではなく、これからのビジネスに欠かせないインフラです。コスト削減や業務のスピードアップはもちろん、契約書の紛失リスクを減らし、法令遵守を強化する上でも非常に有効です。
しかし、「導入を検討しているが、どのサービスを選べばいいかわからない」「電子契約書の作成に不安がある」といったお悩みをお持ちの方もいらっしゃるかと思います。そんな時は、法律の専門家である行政書士にご相談ください。リーリエ行政書士事務所では、お客様のビジネスに合わせた電子契約の導入支援や、契約書の作成・リーガルチェックを行っています。
電子契約についてご不明な点や不安なことがありましたら、ぜひ一度当事務所までお気軽にご相談ください。皆さまのビジネスの発展を、法律の側面からサポートさせていただきます。
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