内容証明の文字数に注意！オーバーした場合の対処法と避け方を解説
「内容証明郵便って聞いたことあるけど、実際に使うのは初めて」
「文字数制限があると聞いたけど、どうすればいいの？」
こうした不安を持つ方が増えています。
リーリエ行政書士事務所（東京都江東区）は、これまでに多くの「内容証明」に関するご相談を受けてきました。今回は意外と知られていない内容証明の文字数制限と、それをオーバーしてしまった場合の対処法について、わかりやすく解説します。
Contents
内容証明とは？簡単な説明
内容証明郵便とは、「誰が・誰に・どんな内容を・いつ送ったか」を証明できる郵便です。
トラブル防止や契約解除の意思表示など、後々のために「言った言わない」を防ぐ目的で使われます。
ただし、日本郵便で出す場合には文字数や行数に厳しいルールがあります。
文字数の制限って？
一般的な制限：1枚の紙につき1行20字×26行＝520文字まで
3枚まで使用可能＝最大で1,560文字まで
※改行や空白、句読点も1文字としてカウントされるため、注意が必要です。
よくある事例
【事例①：退職トラブルで送ろうとしたが文字数オーバー】
内容：会社に退職の意思を通知するため、内容証明を作成
問題：感情的な内容をたくさん書きすぎ、1,600字以上になってしまった
解決：感情的な部分を削り、事実と要点に絞った内容に修正
【事例②：家賃滞納の催告書で専門家に依頼してクリア】
内容：家賃滞納をしている入居者に送るために自作したが、行数制限をオーバー
問題：自分で書いた結果、適切にレイアウトできなかった
解決：行政書士に相談し、法的に必要な内容を簡潔にまとめ直し、郵便局でスムーズに受理された。
【事例③：ネットのテンプレを使ったが、改行ルールを間違えた】
内容：ネットで見つけたテンプレートをコピペし使用
問題：行数や1行あたりの文字数を無視してしまい、内容証明として無効に
解決：文字数ルールに合わせてテンプレを再編集。無事送付完了
文字数オーバーになってしまった場合の対処法
不必要な説明や感情的な表現は削り、事実だけを簡潔に箇条書きで書きましょう。
「別紙参照」として添付書類を活用する方法もあります。
それでも収まらない場合は、電子内容証明（日本郵便のWebサービス）を検討しましょう。
内容証明作成のポイント
見出しや段落を工夫して、読みやすく・誤解がないようにしましょう。
また、改行や句読点も文字数としてカウントされる点に注意！
形式ルールに合っていないと郵便局で受け付けてもらえないこともあります。
専門家に頼るメリット
行数や文字数の制限に沿って、必要な内容を無駄なく整理してくれます。
そのため、法的な要点を逃さずにトラブルに備えた書き方を提案できます。
また、郵便局での提出代行サービスなども提供している場合があります。
まとめ
内容証明は「正しく送って初めて効力を発揮」します。
そのため、文字数オーバーはよくあるミスですが、簡潔にまとめるコツを知れば防げます。
書ききれない場合は「電子内容証明」や「別紙」など、対処法は複数あります。
困ったときは、プロに相談するのが最も確実な方法です！
リーリエ行政書士事務所では、内容証明の作成・相談を随時受け付けています。お気軽にお問い合わせください！
不安な場合は、決して一人で悩まず、私たち行政書士にご相談ください。リーリエ行政書士事務所では、トラブルに関するご相談を、初回無料で承っております。秘密は厳守いたしますので、どうぞ安心してご連絡ください。
