契約解除通知書の基本と送付方法、合意解除との違いも詳しく解説

リーリエ行政書士事務所では、契約書や内容証明郵便の作成を多数手がけており、契約関係の終了に関するご相談を多くいただいています。特に、契約解除通知書に関しては、どのように作成し、どのように相手方に伝えれば良いかについて不安を抱える方が多いのが現状です。

契約は一度締結されれば当事者に拘束力を持ちますが、様々な事情により契約を継続することが困難となることもあります。そうしたとき、法的に適切な形で契約を解除するためには、契約解除通知書の正しい作成と送付が重要となります。

この記事でわかること

• 契約解除通知書とは何か
• 契約解除通知書が必要となる場面
• 通知書の具体的な書き方
• 合意解除との違い
• 内容証明郵便による送付の重要性

 

契約解除通知書とは

契約解除通知書は、契約の当事者が一方的に契約を終了させたいときに用いる文書で、法的には民法第540条に基づき、相手方への意思表示によって効力が生じます。

契約関係にある以上、どちらかの都合だけで契約を無効とすることはできませんが、一定の条件を満たした場合には、解除の権利が認められています。書面での通知は、後日の紛争防止において重要な役割を果たします。

契約解除通知書が必要となる背景には、契約の履行が難しくなる事情の発生や、相手方の契約違反、または法定の解除事由が存在することが挙げられます。

よくある誤解として、「口頭で伝えればよい」「メールでも十分」と考える方もいますが、証拠として残すという観点からは、内容を明確に記載した書面の方が望ましいと言えます。特に契約書が存在している場合には、契約解除条項に基づいて書面で通知するのが一般的です。

契約解除通知書の例

例えば、賃貸借契約において、借主が家賃を数か月滞納した場合、貸主は契約違反を理由に契約解除を通知することが可能です。解除通知書には、滞納の事実、契約に基づく解除の根拠、解除の効力が発生する日などを明記します。

次に、訪問販売で契約をしてしまったが、後から不安を感じた消費者がクーリング・オフ制度を使って契約を解除するケースです。この場合も、契約解除通知書を作成し、通知することで法的に有効な解除となります。

また、請負契約において工事の進行が著しく遅れており、履行が不可能と判断される状況では、発注者が契約解除を通知することがあります。

こうした事例では、通知のタイミングや表現内容に注意が必要です。遅すぎる通知や曖昧な表現は、無効とされる可能性があります。専門家への相談が遅れることで、不要なトラブルや損害賠償請求につながるリスクもあります。文書の内容は具体的かつ明確であることが求められます。

契約解除通知書の作成方法

契約解除通知書を作成する際には、タイトルとして「契約解除通知書」と明記し、宛先には相手方の氏名・住所を記載します。

本文には、契約の内容、解除理由、解除の意思、解除の効力発生日を明示し、発信者の署名や押印を行います。

相手に確実に通知したという証拠を残すためには、内容証明郵便での送付が最も適しています。郵便局が送付内容と日付を証明してくれるため、将来的な紛争の防止にも役立ちます。

混同しやすい契約解除合意書

契約解除通知書と混同されやすいのが契約解除合意書です。これは、当事者双方が合意して契約を終了させる場合に作成される書面であり、一方的な通知とは異なります。

解除通知書は相手方の同意がなくても解除の意思を通知できる文書である一方、合意書は両者の了解のもとで契約関係を清算する目的で作成されます。

契約解除の対応で必要なこと

契約解除の対応をする際には、まず契約書の内容を再確認し、解除条項が存在するかどうかを確認することが大切です。

そして、解除にあたってはその条項に従って行動し、必要に応じて専門家に相談することが望ましいです。行政書士や弁護士に相談する際には、契約書の写しやこれまでの経緯、解除の理由などを整理して伝えると、スムーズに対応してもらえます。

まとめ

契約解除通知書は、契約関係を終了させるための重要な文書であり、記載内容や送付方法に注意を払う必要があります。

解除の意思が法的に有効と認められるには、適切な手続きを踏むことが不可欠です。独自の判断で行動した結果、相手方から損害賠償を求められるなどのリスクもあるため、契約解除を検討している段階で早めに専門家へ相談することが推奨されます。

リーリエ行政書士事務所では、契約解除通知書の作成、内容証明郵便での送付、契約書のチェックなど、多岐にわたるサポートを行っております。ご自身での対応が難しい場合や、不安を感じている方は、こちらよりお気軽にご相談ください。契約関係の適切な終了をお手伝いします。