内容証明郵便を発送したことにより、どんな効果が発生する！？行政書士がお伝えします！
本ページでは、作成し送付した内容証明郵便が、相手側に無視されるケースについてお伝えいたします。
大事なことですので、是非覚えておいてください！
Contents
内容証明郵便の概要と効果
通常、相手になにかを伝えたいとき、自分の気持ちや考えなら、直接会ったり電話したりしますよね。
これら会話の内容を録音すれば、話した内容を再現できるでしょう。
ですが、録音のなかには、いつ話したかまで正確な記録は残りません。
しかし、なにか問題を解決したい場合、「いつ」「何を相手に伝えたか」というのはとても重要です。
時間がわかることで、発言の前後関係にとても影響します。
そこで用いられるのが、内容証明郵便です。
弊所は、内容証明郵便は、「よく切れる刀」と表現してきました。
鈍く輝く刀を見たら、ぞくっとしませんか？
危険だ！って感じますよね。
内容証明郵便も、送付相手に「これはなんだ！」と強烈なインパクトを与えるのです。
良くも悪くも、事態を大きく変化させます。
内容証明郵便が、相手に強いインパクトを与える理由は、大きく以下の通りです。
- 普通の手紙とは異なり、格式ばった形式で書かれていることが、普段とは違う印象を相手に与える
- わざわざ内容証明郵便という面倒な方法をとったことから、次は「法的な手続きがやってくる」という嫌な予感を相手に抱かせる
これらの作用が相まって、内容証明郵便には相手方を心理的に動揺させるのです。
威圧する効果も生じるといっていいでしょう。
とにかくプレッシャーがかかるのです。
作成した内容証明郵便が無視されるケース
内容証明郵便に関するお問い合わせで、「自分の作成した内容証明郵便が無視された」とご相談をいただくことがよくあります。
大抵のケースで、以下のいずれかに当てはまるのがポイントです。
- 文面がとても長い
- 結局なにを伝えたいのかがわからない
- 自身の感情が入りすぎている
内容証明郵便は、意図を伝えなければいけません。
なにをどうするのか、伝わらないと意味がないでしょう。
だらだらと長く要点がわからない、感情的で読むのがきつい文章ならどうなるでしょうか。
通知者が実現したい効力を、論点がずれないように端的でわかりやすくまとめることが重要なのです。
- 相手に対してどうして欲しいのか ３つ程度
- 感情を極力入れず、相手の人権にも配慮する
- 対応期限を入れる
本文は事案の内容によって柔らかく書くこともあれば、あえて硬めにすることもあります。
これは期待する効果によっても違うでしょう。
本当にケースバイケースです。
紛争になるのを望んでいない場合、最初は柔らかくする方が望ましいといえます。
逆に危機感を持ってほしいなら、固く強い表現が効果を上げるのです。
内容証明郵便が無視される場合
我々が作成した多くの内容証明郵便でも、残念ながら返信がこないこともあります。
ほとんどの場面で何らかの返事をいただけるわけですが、過去の事例から返信が返ってこなかった状況を分析してみましょう。
- 相手の人柄、性格によるもの
- 支払いたいと思っているが払えない 相手から法的対応をやむを得ずまっている
- 引っ越している等の理由など、相手が受け取れていない
返信がないケースの大半は、請求内容に対して支払余力がないケースです。
ポイントになるのは、相手に支払いの意思があるかどうかになってきます。
支払いの意思があるなら、条件や金額を調整をするのが折り合いをつける勝負どころです。
改めて条件を提示し、双方で話し合い、内容に合意したら、合意書や示談書、公正証書を作成して終了となります。
３は問題が違います。
相手の所在を確認しなければなりません。
意図的に無視している状況と異なるため、早急に対応が必要です。
内容証明郵便の作成方法
行政書士が内容証明郵便を作成する場合を解説していきましょう。
基本として、内容証明郵便は、郵便局での一般的なサービスですので、自分で作成できます。
自分で作成し発送すると、わずか2,000円足らずで送付できるのです。
それでも、費用をかけてでも、プロに依頼するのが一般的なのはなぜでしょうか。
プロは内容証明郵便を作成経験が豊富です。
場面ごとに適切な内容をよく知っていますし、ここぞというタイミングで送付して、効果を上げるすべを理解しています。
さまざまな場面での問題解決を実現できるからです。
自分で送付しても、本当に解決できるか疑問が出てきますよね。
その点でプロなら経験からも、確実な手法を知っている、その方が手間は少ないと考えるからです。
実際に内容証明郵便は文字数にして1,000字も満たない手紙です。
ですが、作成には、意外と工数がかかります。
１ 内容のヒアリング
誰に対して、なにを請求するのか、条件を明確にします。
実行するに至った背景も確認します。
正確に理解していないと、効果的な手法につながりません。
内容証明郵便の作成において、これまでの事実の経緯が重要です。
内容証明郵便の作成は、担当者の法律実務能力が顕著に現れるといっても過言ではありません。
同じ事案を複数の専門家が作成した場合、内容を見ると驚くほど異なるものなのです。
大事なことは、依頼者から事実を適切に抽出できているかにかかっています。
請求に必要な根拠や事実を正しくまとめていないと、内容証明郵便として効果が薄くなるからです。
相手に反論の余地がない内容にすることで、相手の反応を高確率で得られます。
逃げ道がありすぎれば、無視されるように想定外のことが起きるのです。
２ 原案の作成
ヒアリングなどでいただいた内容をもとに、作法に則って原案を作成します。
作成したものは、依頼者に確認を依頼し、請求内容や細かい文言を調整して、問題がなければ発送します。
３ アフターフォロー
内容証明郵便を送付しても、業務は終わりではありません。
肝心なことは、その後にどのようなコミュニケーションが発生したかです。
一番いいのは、目的でもある双方が合意し書類にまとめられることになるでしょう。
金額が大きい場合は、公正証書にまとめることもあります。
大抵の場面では、内容証明郵便を郵送して何らかの反応がありますが、反応がない場合には次の手を考えなければいけません。
アフターフォローも含めて、内容証明郵便の業務になるのです。
高い解決率の秘密
弊所は月に200件前後の新規の問い合わせをいただいております。
ご依頼いただいた多くの案件で、問題を解決してきました。
秘訣は、適切な場面で適切な内容の内容証明郵便を作成し、送付することだと思っています。
先述の通り、内容証明はよく切れる刀です。
正しく使えれば、高い確率でトラブルの解決を望めます。
ですが、誤った作り方、扱い方をすると、解決から遠ざかるリスクがあるのです。
内容証明郵便は、１通の手紙に変わりはありません。
そこに安くない費用をかけるのは、馬鹿馬鹿しいと思いますか？
我々プロの行政書士は、沢山の場面を経験し、内容によっては過去の事例を調べ、時間をかけて文案を作成するのです。
まとめ
本コラムでは、以下について説明させていただきました。
１ 内容証明郵便の概要と効果
２ 作成した内容証明郵便が無視される理由
３ 高い解決率の秘密
弊所は、年中無休でさまざまな相談を承っておりますので、少しでも困ったことがございましたら、気軽にLINEにてご相談いただけますと幸いです。
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