内容証明郵便作成の流れと書き方は？行政書士が作成方法を3ステップに分けておつたします！

はじめに

こんにちは、内容証明虎の巻です。

本ページでは内容証明郵便の作成方法を3つステップに分けてお伝えします。

内容証明郵便の作成前準備

内容証明郵便を作成するときの疑問として、「内容証明専用の用紙があるの？」という声をよく聞きます。

結論からいうと、内容証明郵便は専用の用紙はありません。

手書きが面倒な方は、WordやGoogleドキュメントを使って、印刷しても大丈夫です。

ですので、内容証明郵便作成前の心配ごととしてよく挙げられる用紙については、特に注意する必要はありません。

ただし、内容証明郵便を紙で差し出す場合、文書を3通用意する必要があります。

受取人に送付するもの、郵便局控え、差出人控えという内訳です。

内容証明郵便の、証拠書類としての役割を果たすために3通用意する必要があるのですね。

忘れずに用意しておきましょう。

内容証明郵便の作成方法

ここからは、内容証明作成の時に気をつけるべきポイントについて解説します。

文字数

内容証明郵便を作成する時に最も気をつけなければいけないポイントが、文字数です。

実は、1枚の内容証明に書ける文字数は規定されています。

縦書きであれば、1行20字以内、1枚26行以内です。横書きであれば、1行20字以内、1枚26字以内または1行13字以内、1枚40行以内または1行26字以内、1枚20行以内です。

この規定を守らないと、内容証明として機能しないことがあります。

十分に注意しましょう。

文字

文章中に使える文字にも制限があります。

基本的に使えるのは、ひらがな、カタカナ、漢字、数字です。

必要に応じて、括弧や句読点も使用できます。

英字は、固有名詞を表すときのみ使えます。

ですので、外国語で内容証明を作成するのは難しいです。内容証明を作成するときには、日本語で作成するようにしましょう。

文字を訂正、挿入、削除したい場合

書き進めていて、うっかり書き損じてしまうこともあるかと思います。内容証明では、文字の訂正、挿入、削除にも書き方のルールがあります。

文字を訂正したい場合は、訂正したい文字を二重線で消し、正しい文字を、縦書きのときは右、横書きのときは上に記入します。

訂正した文字が、読めるように二重線を引かなければなりません。修正液の使用や黒く塗りつぶすのはNGです。訂正したら、欄外や末尾の余白に◯文字訂正と書き残し、自分の印を押します。

挿入したい場合は、｛｝で挿入する部分を指定し、挿入する文字を記入します。挿入したら、訂正時と同じように、欄外や末尾の余白に◯文字挿入と書き残し、自分の印を押します。

削除したい場合は、削除箇所を二重線で消します。このとき、判読できるような消し方をする必要があります。削除したら、欄外や末尾の余白に◯文字削除と書き残し、自分の印を押します。
枚数が2枚以上になった場合
内容証明郵便を作成していると、伝えることが多く、枚数が2枚以上になってしまうときがあります。

そのときは、つづり目に契印(割印)を押す必要があります。意外と失念しがちなので、覚えておきましょう。

郵便局に出す

内容証明郵便の作成が終わったら、郵便局に出します。実は、国内すべての郵便局で内容証明郵便を出せるわけではありません。

せっかく郵便局に行ったのに、内容証明郵便を取り扱っていなかった・・・、なんてことを避けるためにも、調べてから郵便局に行くことをおすすめします。
郵便局に行くと、「配達証明はどうされますか？」と聞かれるかもしれません。配達証明は数百円の追加料金がかかります。

しかし、配達した事実が記録として残るため、内容証明郵便のような書類を送るのであれば、利用されることをお勧めします。

まとめ

本ページでは、内容証明郵便の作成から送付までの流れについて、ご紹介させていただきました。

もしお困りの場合は、弊所は年中無休でLINEにてサポートさせていただいておりますので、お気軽にご相談ください！