内容証明郵便を送る際の文字数ルールとは？作成方法や注意点も解説

はじめに

こんにちは、内容証明虎の巻です。

内容証明郵便を作成する際、文字数制限を超過すると郵便局で受理されない可能性があるため注意が必要です。

本ページでは、紙で作成した場合の内容証明郵便について、文字数制限の詳細と、制限を超過した場合の対処方法、郵便局の規定について解説します。

内容証明郵便の文字数制限と注意点

内容証明郵便の文字数制限は、縦書きと横書きによって異なります。

まずは、文字数制限と文字の訂正・削除に関するルール、超過してしまった場合の対処法をお伝えします。

内容証明郵便には、書式に応じて異なる文字数の制限が設けられています。以下の基準を満たすことが重要です。

【縦書き】

1行20字以内・1枚26行以内

【横書き】

1行20字以内・1枚26行以内

＊書式によって、異なる場合があります。

この文字数制限は、内容証明の公的な文書の一部として扱われます。特に記号や括弧など、特定の文字に関するカウント方法に注意が必要です。

また、枠で囲まれた文字もカウントに含まれるため、これらの要素を正確に理解することが不可欠です。

文字の訂正・削除に関するルールと手順

内容証明の文書内で誤りがあった場合、次のような手順で訂正または削除を行います。

削除する文字：

誤った文字の上に二本線を引き、読める状態する

文字の訂正：

削除した文字の隣に正しい文字を追加する

文字の挿入：

挿入する場所に指示線を引き、新しい文字を記入する

修正ペンで消すのではなく、削除する文字の上に2本線を引き、元の文字が読み取れる状態にします。

文字を訂正する場合は、まず間違えた文字を2本線で削除し、その右側（横書き）または上側（縦書き）に正しい文字を記入します。

文字を挿入する場合は、「＜」（横書き）または「∨」（縦書き）と記入し、右側または上側に文字を挿入します。

最後に訂正した箇所の欄外や余白に「何字削除・何字訂正・何字加入」と記入し、差出人の印を押します。これらのルールを守ることで、内容証明の法的効力を保つことができます。

文字数制限を超過した場合の対処方法

内容証明郵便の文字数制限を超過してしまった場合、郵便局で受理されない可能性があります。超えてしまった場合は、以下の方法を試してみてください。

文章の簡略化：

重要でない情報を省略し、簡潔な表現を用いる

内容の分割：

全体の内容を複数の内容証明郵便に分けて送る

内容証明郵便の作成方法

ここでは、内容証明郵便に使う用紙や封筒について解説します。

内容証明に使う用紙

内容証明に使用する用紙に特別な決まりはなく、原稿用紙やメモ帳、便箋など、どのような用紙でも使うことができます。

ただし、内容証明には文字数・行数の制限があるため、字数を数えやすい原稿用紙や市販の専用用紙を利用すると便利です。

用紙のサイズにも特別な規定はありませんが、文字数・行数の制限を守れる大きさを選ぶことが重要です。

内容証明郵便の封筒

内容証明郵便の封筒に特別な決まりはなく、内容証明郵便の書面を入れることができる大きさで、普通の郵便で使える封筒であれば問題ありません。

「内容証明書在中」や「重要書類在中」と記載された専用の封筒や、内容証明書用紙とセットになった商品も販売されています。

封筒には、一般の手紙と同様に、相手方の氏名・住所を表側に、差出人の氏名・住所を裏側に記載します。

記載する氏名・住所は、内容証明の書面に記載した通知人・被通知人の氏名・住所と同一にする必要があります。

また、内容証明の封筒は、郵便局での内容チェックのため、封をせずに持参しましょう。

まとめ

内容証明を送る際には、文字数制限と作成ルールを事前に確認しておきましょう。

文字数制限は、縦書きと横書きでそれぞれ定められています。

制限を超過した場合は、文章を調整するか、内容を分割して送付するなどの対応が必要です。

また内容証明の作成には、用紙の選択から書式、封筒の記載事項、文字の訂正・削除に至るまで、さまざまなルールがあります。

送付の際は、十分注意してくださいね。